サークルの定員・キャンセル待ち運用ガイド｜繰り上げと締切の決め方

先着順で受け付ける場合は、以下の4点を案内に添えます。施設の人数制限や活動内容をもとに定員を決め、定員超過のまま参加できると受け取られないようにしましょう。

定員に含める人

運営者・登録メンバー・ゲストを含め、実際に参加する人数で決めます。SquadNoteではメンバーとゲストの参加回答を合わせて定員を判定します。

待機する順番

参加の表明順に受け付けること、満員後の参加回答は待機になることを伝えます。未定では参加枠を確保しません。

回答・変更の締切

本人が変更できる期限を日時で指定します。締切後も欠席連絡を受け取れるようにし、当日の最終確認を担当する人を決めます。

繰り上げと欠席の連絡方法

登録なしの回答者を含め、誰がどこへ連絡するかを決めます。LINEの返信と日程ページの回答は自動で同期されません。

以下は説明用の架空の運用例です。実際の利用団体の成果や、コート数に対する適正人数を示すものではありません。

1. STEP 1

   募集前：回答先と条件を揃える

   定員12人 / 締切は前日20:00

   土曜18:00〜21:00の練習を想定。定員12人・キャンセル待ちON・前日20:00の回答締切を設定し、締切後の連絡先を案内します。12人は説明用の人数で、推奨定員ではありません。

2. STEP 2

   満員：13番目の参加回答は待機へ

   参加枠12人 / 待機1人

   参加の表明が早い12人が参加枠に入り、13番目の人はキャンセル待ちになります。「未定」は参加枠を確保しません。メンバーとゲストを合わせて数えます。

3. STEP 3

   欠席変更：空いた1枠を順番に繰り上げる

   参加枠12人 / 待機0人

   締切前に参加者1人が「不参加」に変更すると、待機していた13番目の人が自動で参加枠に入ります。主催者は最新の一覧を確認し、必要な連絡をします。

4. STEP 4

   締切後：変更の連絡を主催者が受ける

   前日20:00以降 / 個別に確認

   本人による出欠の新規回答・変更は締切で止まります。欠席の連絡が来たら、主催者・管理者が内容を確認して代理入力し、繰り上がった人にも参加できるか連絡します。

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公開回答の変更には、回答した端末・ブラウザなどの条件があります。変更できない場合は主催者へ連絡してください。名前と参加回答が登録されたことだけで参加枠を判断せず、主催者の案内を確認しましょう。登録なしの公開画面と団体内の日程詳細では、表示される情報が異なります。

［ ］を自分の活動の日時・定員・連絡方法に置き換えて使ってください。以下は主催者が送る文例です。SquadNoteからLINEに自動送信される文面ではありません。

【満員になりました】
［日付・時間］の活動は、現在［定員］人の参加枠が埋まっています。
これからの参加回答はキャンセル待ちになり、空きが出たら参加表明順に繰り上がります。
最新の状態：［日程URL］
回答・変更は［締切日時］まで。締切後の欠席や変更は［主催者への連絡方法］へお願いします。

【参加枠への繰り上げのご連絡】
［日付・時間］の活動で空きが出たため、参加枠に繰り上がりました。
日時・場所と現在の回答を［日程URL］でご確認ください。
参加できなくなった場合は、締切前は回答を「不参加」へ変更し、締切後は［主催者への連絡方法］へご連絡ください。
この連絡を主催者から送っています。LINEへの自動通知ではありません。

【参加できなくなったとき】
締切［締切日時］までは、回答した日程ページから「不参加」へ変更してください。
変更できない場合や締切後は、［日付・時間］を添えて［主催者への連絡方法］へご連絡ください。
空いた枠はキャンセル待ちの順番で繰り上がります。LINEへの連絡だけで日程ページの回答が自動更新されることはありません。